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Montag, 10. Mai 2010
Landesverband startet neues BDS-Informationssystem für Vereine

Mitgliedernetzwerk unter www.bds-gewerbevereine.de

Der BDS Baden-Württemberg hat sein neues BDS-Informations System gestartet. Es löst die bisherige Online-Mitgliederverwaltung ab, die der Landesverband im Oktober 2006 erstmals seinen Mitgliedsvereinen vorgestellt hatte. Neben zahlreichen Weiterentwicklungen im internen Bereich beinhaltet das neue System für jeden Verein und Kreisverband eine attraktive Homepage. Auch jedes einzelne Mitglied kann das System nutzen und seinen Brancheneintrag selbstständig freischalten.

Wolfgang Becker | Geschäftsführer Mittelstandspolitik & Kommunikation

Screenshot Startseite ErbachSoziale Netzwerke wie Facebook und Xing erfreuen sich auch unter Selbstständigen immer größerer Beliebtheit. Manch einer sieht in ihnen schon die Ablösung bestehender Verbände wie Gewerbevereinen und dem BDS als deren Dachverband. Zu dieser Sorge besteht kein Grund, doch gilt es auch für ein traditionelles Netzwerk von Selbstständigen mit über 150-jähriger Geschichte, die Zeichen der Zeit zu erkennen und das Internet noch mehr für sich zu nutzen. Das war nicht zuletzt ein Grund für den Landesverband, sein seit über drei Jahren bestehendes Online-Mitgliedersystem weiterzuentwickeln und für die Zukunft fit zu machen.

Vernetzung auf verschiedenen Ebenen
So ist aus dem früheren Mitgliederverwaltungsprogramm ein BDSInformationssystem geworden, das sich zu einem virtuellen Spiegelbild der bestehenden persönlichen Netzwerke des Verbands entwickeln soll. „Die Stärke des neuen Systems ist die Vernetzung“, erklärt BDS-Geschäftsführer Wolfgang Becker, der beim Landesverband für das BDS-Informationssystem verantwortlich ist. „Und das auf verschiedenen Ebenen.“ „Eigentlich handelt es sich um verschiedene Systeme, die wir zusammengefügt haben“, erläutert Henning Wiescher, der mit seiner Firma seit mehr als 15 Jahren Vereins- Software anbietet und seit zwölf Jahren mit dem BDS zusammenarbeitet. „Aus der klassischen Mitgliederdatenverwaltung für Vereine, bei Firmen oft als CRM bezeichnet, wurde bereits vor drei Jahren ein Online-Managementsystem, bei dem unterschiedliche Vorstandsmitglieder passwortgeschützt über das Internet auf die gleichen Daten zugreifen können. Hinzu kommt nun ein leistungsfähiges ContentManagement-System (CMS), mit dem ohne Programmierkenntnisse eine eigene Homepage gestaltet werden kann.“

Mitgliederverwaltung und Homepage in einem System
Beides ist miteinander vernetzt, das heißt, im internen Bereich der Mitgliederverwaltung können die Inhalte der Homepage gepflegt werden. Und Inhalte, wie Mitgliederdaten oder Vorstandslisten des internen Systems, können im öffentlichen Bereich gezeigt werden. Eine weitere Dimension der Vernetzung sind die verschiedenen Ebenen des Verbands. So werden Termine, die Vereine im System einpflegen, gleichzeitig in öffentlichen Terminlisten des jeweiligen Kreisverbands und des Landesverbands angezeigt. News, die der Landesverband veröffentlicht, werden wiederum als Content auf den Homepages der Vereine und Kreisverbände angezeigt. „Viele dieser Elemente waren ja bereits im alten System angelegt“, sagt Becker. „Aber mit deutlich weniger Funktionen.“ Vor allem wurde immer wieder kritisiert, dass die automatisch erstellte BDS-Homepage ohne Bilder grau und farblos wirkt und nur eine geringe Anzahl an Rubriken vorhanden war.

Farben, Bilder und zahlreiche neuen Rubriken
Das hat sich nun geändert. Sämtliche Seiten der neuen Vereins- Homepage sind nun professionell gestaltbar mit Bildern, Grafiken und allen Formatierungselementen. Beim Grunddesign können die Vereine aus drei Farbvorlagen auswählen. Auch ein Banner zur Gestaltung des Website-Kopfs sowie das eigene Vereinslogo können eigenständig hochgeladen werden. Zudem gibt es nun zahlreiche neue Rubriken. „Wir haben uns die meisten Seiten unserer Mitgliedsvereine angeschaut und alle wesentlichen Elemente übernommen“, erklärt Becker. Neue Rubriken, wie Historie, Leitbild, Ziele, Vorteile, Satzung, Mitgliederliste, Pressemeldungen oder eine Linkliste, sind zu den bisherigen Menüpunkten hinzugekommen und können vom Verein selbst eingeblendet und gestaltet werden. Neu ist auch der Intranet- Bereich für Mitglieder und Vereine. So können Inhalte wie Protokolle oder Merkblätter nur für Mitglieder zugänglich gemacht werden, sowohl vom Landesverband wie auch vom Kreisverband oder vom BDS-Ortsverein. Auf Landesebene hat der BDS nun beispielsweise seinen Merkblattservice passwortgeschützt online gestellt.

Viel Mehrwert für jedes einzelne Mitglied
Hinzu kommen viele kleine Feinheiten wie beispielsweise die automatisierte und abwechselnde Einblendung von Mitgliedsfirmen am Ende vieler Seiten. Das bringt den Mitgliedern selbst einen deutlichen Mehrwert, hilft aber auch bei der Suchmaschinenoptimierung. Auch darauf haben die Entwickler Wert gelegt. Der Test zeigt: Bereits zum Start des Informationssystems werden mehr als 650 Kombinationen aus einem einfachen Suchbegriff und dem Ort des Unternehmens auf der ersten Seite bei Google gelistet. Die Freischaltung des Brancheneintrags trägt damit bereits jetzt zu einem erfolgreichen Internet-Marketing des eigenen Unternehmens bei, und das ohne dass zum Start nur ein einziger Link auf die neue Adresse verweist. Insgesamt bietet die für jeden Verein automatisch erstellte Homepage in der Regel deutlich mehr als die bisherigen Websites der meisten Vereine. Zumal immer noch knapp ein Drittel aller BDS-Mitgliedsvereine ohne eigene Internet-Adresse ist. Für diese Vereine besteht weiterhin das BDS-Angebot für eine eigenen Domain für 36 Euro im Jahr.

Einbindung einer Webagentur: Kann – aber kein Muss
Grundsätzlich ist die Handhabung einfach und ohne professionelle Unterstützung einer Webagentur möglich. Ein wenig Interesse und Aufgeschlossenheit für die neuen Medien ist allerdings hilfreich. Aber das System schließt auch die Zusammenarbeit mit einer Webagentur nicht aus. Im Gegenteil. „Wer Interesse an einer noch besseren Gestaltung durch eine Fachkraft hat, kann mit seiner Webagentur besprechen, ob sie Interesse an einer Zusammenarbeit auf Basis des BDS-Systems hat“, rät Becker. Doch es geht auch ohne Agentur, wie die Teilnehmer der zweiten Testphase zeigen. Diese offenbarte auch das große Interesse an der neuen Version. Auf die E-Mail an alle Vereinsvorstände hatten innerhalb weniger Tage 65 Mitglieder aus 55 Vereinen ihr Interesse bekundet, das neue BDS-Informationssystem zu testen. Nicht jeder ist gleich ausführlich dazugekommen, aber das Feedback derjenigen, die sich aktiv beteiligt haben, war sehr positiv. Niemand hat mehr wesentliche Fehler entdeckt. Der Grundtenor der Rückmeldungen war, dass das System ein großer Schritt nach vorne ist und nichts im Wege steht, es bald für alle Vereine zur Verfügung zu stellen.

Große Probleme erwartet Becker deshalb nicht mehr. Zahlreiche Fragen werden in den kommenden Wochen und Monaten dennoch auf die BDS-Mitarbeiter zukommen. zukommen. Der Spagat zwischen den unterschiedlichen Nutzern ist riesig: Auf der einen Seite finden sich die EDV-Experten, die sich intuitiv durch jede moderne Software navigieren. Ihnen geht die technische Weiterentwicklung nicht weit genug. Auf der anderen Seite sind in vielen Vorständen Leute mit der Datenverwaltung betraut, die sich nur mühsam die Welt der EDV erschließen. Um für die meisten Anwendungsschwierigkeiten gewappnet zu, hat der BDS bereits bei der Entwicklung auf eine einfache Handhabung Wert gelegt. Und wenn Unsicherheit besteht, sollte für jeden Nutzer zunächst das blaue Hilfe-Fragezeichen in der rechten oberen Bildschirmecke wichtige Hilfestellungen geben. Hier verbirgt sich im internen Bereich eine Kontexthilfe, die genau beschreibt, was an dieser Stelle zu tun ist.

Einführung mit Schulungen und Übergangsphase
Seit Anfang Mai 2010 ist das neue BDS-Informationssystem nun online. Die bestehenden Links beispielsweise von der BDS-Homepage www.bds-bw.de auf die Homepages der Vereine wurden umgestellt beziehungsweise weitergeleitet. Im internen Bereich werden Nutzer beim Klick auf den Anmeldelink ebenfalls auf eine neue Anmeldeseite geführt. Hier besteht vorläufig noch die Möglichkeit, sich in der bisherigen Mitgliederverwaltung anzumelden.
„Die Übergangsphase wollen wir aber so kurz wie möglich halten, da manche Elemente der beiden Systeme nicht gut miteinander funktionieren“. Für die Datenpflege selbst ist es egal, mit welchem System gearbeitet wird. Zur Einführung plant der BDS im Laufe der kommenden Monate einige Schulungstermine in den verschiedenen Regionen. Und zur Vorstellung der neuen Software bietet der Landesverband den Kreisverbänden an, ihre Vorstände zu einem Präsentationsabend einzuladen.

Insgesamt stecken noch zahlreiche weitere Elemente in dem System, die in den nächsten Ausgaben des ProFirma Landesteils BDS BW Aktuell vorgestellt werden sollen.

Wie Mitglieder von dem neuen BDS-Informationssystem profitieren lesen Sie hier.



Welche Vorteile bietet das neue BDS-Informationssystem den Mitgliedsvereinen?

  • Zugang für unterschiedliche Vorstandsmitglieder auf die gleichen aktuellen Daten (keine unterschiedlichen Excel-Listen)
  • Vernetzung zwischen den Ebenen (Ortvereine, Kreisverbände, Landesverband) bei Terminen, News, Branchenbuch oder im Intranet
  • Vernetzung zwischen interner Mitgliederverwaltung und öffentlicher Homepage (keine doppelte Datenpflege)
  • Kontinuität bei Mitgliederverwaltung und Homepage mit Unterstützung durch den Landesverband
  • Aktualität der Vereins-Homepage durch Beimischung von aktuellen Inhalten (News des Landes- und Kreisverbands) sowie datenbankgestützte Terminsteuerung (ein Vereinstermin wird nach Ablauf automatisch in eine Rückblickrubrik geschoben)
  • Auf Bedürfnisse von Gewerbevereinen zugeschnittenes System
  • Intranet für Mitglieder: Angebot von Downloads durch den Ortsverein, den Kreisverband und den Landesverband
  • Einfache Handhabung und Pflege der Homepage
  • Kosten: Das Grundsystem ist im Jahresbeitrag enthalten
  • Suchmaschinenoptimierte Seiten

Was ist neu bei der Mitgliederverwaltung?

  • Neue Optik und verbesserte Menüführung
  • Mitgliederstatistik
  • Neue Listenansichten: Vorstand, Mitgliedsadressen, Bankverbindungen, Mitgliedsbeitrag, Brancheneintrag
  • Zugang für alle Mitglieder (Standardeinstellung: Eingeschränkter Zugriff ohne Datenänderung)
  • Mailing-Funktion: E-Mail, Fax, Brief, SMS
  • Austrittsvorschau
  • Einfacher Ersatz des Beitragssatzes
  • Interne Downloads: Vom Landesverband, Vorstandsintern, für Mitglieder

Was ist neu auf der Vereins-Homepage?

  • Grundlayout im Corporate-Design mit Individualisierung durch Farbdesignvorlagen
  • Farbige Gestaltung aller Rubriken der Homepage mit professionellem Editor (fett, Absätze, Bilder) und Ergänzung mit zusätzlichen Dokumenten wie PDF zum Download
  • Einfache Handhabung eines Editors ohne Programmierkenntnisse
  • Logo & Banner für jeden Verein
  • Neue Rubriken, die zum Teil vom Verein selbst zugeschaltet werden können: Historie, Leitbild, Ziele, Vorteile, Satzung, Mitgliederliste, Termine (aktuell, Rückblick), Pressemeldungen, Linkliste
  • Mtgliederanzeige bei jedem Klick
  • RSS-Feeds zum Einbinden von Inhalten in andere Homepages
  • Newsinfo des Kreisverbands
  • Landkarte mit Punkten

Welche Rubriken gibt es auf der Vereins-Homepage?
(Grün = neue Rubriken)

• Startseite Aktuell • Vorstand mit Bildern • HistorieLeitbildZieleVorteileSatzung • Mitglied werden • Kontakt (Formular) • Mitgliederliste • Termine (aktuell) • Termine (Rückblick)• News • Pressemeldungen • Vereins-Website (Link zu eigener Homepage) • Kreisverband • Landesverband • Bundesverband • Branchenverzeichnis • LandkarteLinkliste

Weitere Elemente:
• News aus dem Landesverband • News aus dem KreisverbandAutomatische Mitgliederanzeigen am Ende der Seite


Was sagen Vereinsvorstände zum neuen Programm:

Rita Keller, BDS-VizepräsidentinRita Keller, Vorsitzende Vereinigung Schwendier Gewerbetreibender im BDS, Kreisvorsitzende & BDS-Vizepräsidentin
„Ich habe nie einen PC-Kurs gemacht, hatte eigentlich vor, ohne PC alt werden zu können, musste jedoch vor ein paar Jahren feststellen, dass dies unmöglich ist, und habe einfach ausprobiert. Doch nun, mit dem neuen System des BDS, macht es riesigen Spaß, dieses anzuwenden. Ich entdecke jeden Tag etwas Neues und bin riesig stolz auf mich und den BDS. Danke für Eure große Hilfe für alle Ortsverbände, es bleibt viel Zeit für etwas anderes!“ Rita Keller, Vorsitzende Vereinigung Schwendier Gewerbetreibender im BDS, Kreisvorsitzende & BDS-Vizepräsidentin.

Wolfgang Reiter, Vorsitzender HGV Stuttgart-Münster
„Ich arbeite erst seit einigen Tagen etwas intensiver mit dem neuen System. Ich komme gut zurecht und bin sehr froh, so ein zentrales System zu haben. Toll ist vor allem auch, dass alle Mitglieder zugreifen können und den gleichen Stand haben, und dass die Vorstandsmitglieder alle Änderungen online durchführen können. Ich selbst nutze regelmäßig die Mail-Funktion für Rund-Mails und die Serienbrief-Funktion. Auch haben wir für alle Mitglieder den BDS-Brancheneintrag freigeschaltet.“

Brigitte Grausam, Vorsitzende Gewerbeverein Illingen e.V.Brigitte Grausam, Vorsitzende Gewerbeverein Illingen e.V.
„Wow – super – ich werde bitte nur noch mit diesem Teil arbeiten wollen. Da ist das alte System ja wirklich weit in der ‚Steinzeit‘ – gut gemacht, am besten gleich ‚scharf‘ schalten.“ …. „Die Seiten sind klasse – auch die wechselnden Logos der Mitglieder da reinzubasteln – großes Lob. Ich bin hin und weg. Nutzung und Bedienung sehe ich als unproblematisch an, super gemacht.“

Senden Sie uns Ihre Meinung mit Bild an mitgliederverwaltung@bds-bw.de.

 


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