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BDS Bund der Selbständigen Stadtverband Ludwigsburg e. V.
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Donnerstag, 14. Oktober 2010

Effizienz am Arbeitsplatz

Eine gute Selbstorganisation wird schon auf dem Schreibtisch sichtbar. Sehen Sie hier "Wanderdünen", Papierstapeln, liebevoll verpackt in Klarsichthüllen? Suchen und hoffentlich Finden ist in vielen Büros Zeitvertreib Nummer 1 und löst weder beim Suchenden noch beim Wartenden große Freude aus.



Für Effizienz am Arbeitsplatz stellte Frau Beck-Rappen, seit über 10 Jahren selbständige Beraterin, Trainerin und Coach einige Standards guter Büroorganisation vor:

  • Wiedervorlagesysteme verwalten Informationen und Unterlagen, die erst später gebraucht werden: z. B. Pultordner, Hängemappen (1 – 31 und Januar – Dezember) oder E-Mails umgewandelt in Aufgaben über Outlook
  • den Ablageplan, der einheitlich für den Schrank und den PC gilt, vergleichbar mit einem Stadtplan/Straßenregister, von 1 – Buchhaltung bis 9 - Archiv
  • eine einheitliche Ordnungsstruktur mit Farbleitsystem als synchrone Schrank- und PC-Ablage
  • treffende Benennung von Dateien beginnend mit dem Jahr, Monat und Stichwort (2010-10-Beispiel-Büroorganisation)

Auch das eigene Verhalten spielt für Effizienz am Arbeitsplatz eine große Rolle. Die Organisationsberaterin empfahl folgende Arbeitstechniken:
Zeitaufwand schätzen: Bevor Sie Ihre Aufgabe beginnen - wie lange werden Sie für diesen Brief, die Beantwortung der E-Mail … benötigen? Eine Tätigkeit dauert erfahrungsgemäß so lange, wie Zeit für die Erledigung zur Verfügung steht.

Umgang mit der E-Mail-Flut: Auf die Frage: "Wie viele E-Mails befinden sich am Tagesende in Ihrem Posteingang?" boten die Teilnehmer eine Anzahl zwischen 10 und 1.100 E-Mails. Die positive Absicht eines Jeden dabei ist, Informationen schnell zu finden.

Frau Beck-Rappen stellte folgende Strukturierungshilfen vor:

  1. Nutzen Sie Farbfilter zum Einfärben von Nachrichten, wichtiger Absender
  2. Erstellen Sie einen Ordner "Warten auf Infos …" im Posteingang und verschieben Sie Ihre gesendeten Nachrichten oder erhaltene mit fehlenden Informationen hier hinein
  3. Wählen Sie Flaggen, die Sie an ausgewählte E-Mails erinnern
  4. Speichern Sie E-Mails über das Menü "Datei -> Speichern unter" in Ihren Datei-Ordnern auf der Festplatte. Vergeben Sie hierbei einen Namen, beginnend mit dem Jahr, dem Monat und einem Stichwort (2010-10-Beispiel) und stellen Sie den Dateityp "Outlook-Nachrichtenformat" ein. Jetzt können Sie die E-Mail aus dem Posteingang löschen.
  5. Verfassen Sie kurze E-Mails mit maximal einer Bildschirmseite ohne Scrollen. Umfangreiches versenden Sie als PDF-Dateianhang.
  6. Reservieren Sie sich je nach Ihrer Tätigkeit einen bis drei Zeitblöcke, in denen Sie am Stück Ihren Posteingang komplett abarbeiten. Der Posteingang sollte am Tagesende leer sein, genauso wie Ihr Briefkasten vor der Tür. Dabei unterstützt Sie die Einmal-Regel.

Einmal-Regel: Fragen Sie sich zu jedem Schriftstück oder jeder E-Mail:

  1. Kann ich die Information löschen/wegwerfen?
    Ja: löschen/wegwerfen, Nein: weiter mit Frage 2
  2. Soll ich die Information weiterleiten/delegieren?
    Ja: sofort tun, Nein: weiter mit Frage 3
  3. Gibt es eine Aufbewahrungsfrist/-pflicht, werden Sie die Info noch benötigen?
    Ja: speichern/abheften, Nein: weiter mit Frage 4
  4. Dauert die Bearbeitung drei Minuten?
    Ja: direkt erledigen, Nein: Termin und Dauer festlegen. Die Information so lange über das Wiedervorlagesystem verfügbar machen

Unterbrechungen: Lieben Sie Unterbrechungen? Dann sollten Sie Ihre E-Mail-Benachrichtigung auf keinen Fall abschalten. Kennen Sie Ihre unterbrechungsintensiven Zeiten? Führen Sie Unterbrechungsprotokoll (Download: www.denkvorgang.com/downloads) und leiten Sie Veränderungen ein.

Haben Sie Fragen? Gerne steht Ihnen Frau Beck-Rappen mit vor-Ort-Beratung, Seminaren oder Business-Coachings zur Verfügung. Rufen Sie einfach (Telefon: 07146 990230) an oder senden Sie eine E-Mail info@denkvorgang.com.

Übrigens: BdS-Mitglieder erhalten Sonderkonditionen!

Fotos: © Jan Gallas, www.foto-gallas.de 



News
10.08.2021
USE sucht: IT-System- / Informatik- / Industriekaufleute (m/w/d)
Für den Standort Ludwigsburg bzw. Großraum Stuttgart suchen wir ab sofort IT-System- / Informatik- / Industriekaufleute (m/w/d) zur Festanstellung


02.04.2012
Fachvortrag: Arbeitsmarktpolitik muss Fachkräftebedarf im Auge haben
FDP-Bundestagsabgeordneter Pascal Kober zu Gast in Ludwigsburg


29.09.2011
Präsentation des BDS-Informationssytems mit neuer Homepage www.bds-ludwigsburg.de
Interessante Vorstellung des neuen BDS-Informationssystem auch für Mitglieder bei der SRW AG in Ludwigsburg. Herr Wolfgang Becker vom Landesverband stellte das neue BDS-Informationssystem vor. Unter www.bds-ludwigsburg.de erscheint seit 29.9.2011 der neue Internet-Auftritt des Ortsverbandes Ludwigsburg! Die Möglichkeiten, die jedes Mitglied selbst mit diesem neuen Web 2.0-Instrument nutzen kann, sind einfach fantastisch. Und das Schönste dabei: das Alles ist für sie als Mitglied völlig kostenlos! Die Kosten hierfür übernimmt der Landesverband. So gibt es nicht nur einen kostenlosen Branchenbucheintrag, mit dem Sie sich den BDS-Mitgliedern landesweit präsentieren können, sondern es ist auch möglich, Stellenangebote sowie Unternehmensveranstaltungen einzugeben. Wie Sie das Ganze selbst leicht und verständlich umgesetzt werden kann zeigte Herr Becker überzeugend und mit viel Herzblut. Natürlich blieb auch genügend Raum für Fragen der Teilnehmer. Im Anschluss rundete den informativen Abend ein kleiner Imbiss in gemütlicher Runde ab. JG.


09.07.2011
BDS Veranstaltung Sommernachtsfahrt / Straßenbahnwelt Stuttgart – Bad Cannstatt 08.07.2011
Wir starteten bei genialem Sommerwetter mit unserer Tour in Ludwigsburg am Bahnhof und sind dann gemeinsam mit der S-Bahn nach Bad Cannstatt gefahren. Von dort aus ging es mit einem kurzen Fußmarsch zur Straßenbahnwelt. Unter den Arkaden des historischen Wohn- und Dienstgebäudes des denkmalgeschützten Straßenbahndepots erwartete uns schon unser Führer mit einer kleinen Erfrischung, bevor wir dann in der Straßenbahnwelt ins Museum zu unserer historischen Exkursion eintauchten.


19.02.2011
Outlook-Workshop mit Frau Beck-Rappen und geselliger Ausklang in der Besenwirtschaft
Nach dem tollen Impulsvortrag mit Frau Beck-Rappen im letzten Jahr, haben wir auf Wunsch vieler Mitglieder nun einen Outlook-Workshop angeboten. Das Seminar fand am Samstag, den 19.02.2011 von 15:00 bis 18:00 Uhr in den Seminarräumen der SRW AG, Schwieberdinger Straße 52 in Ludwigsburg statt.


14.10.2010
Effizienz am Arbeitsplatz
Eine gute Selbstorganisation wird schon auf dem Schreibtisch sichtbar. Sehen Sie hier "Wanderdünen", Papierstapeln, liebevoll verpackt in Klarsichthüllen? Suchen und hoffentlich Finden ist in vielen Büros Zeitvertreib Nummer 1 und löst weder beim Suchenden noch beim Wartenden große Freude aus.


25.06.2010
Über den Dächern von Ludwigsburg
25 begeisterte BDS-Mitglieder haben seltene Ausblicke auf Ludwigsburg, in einer von Herrn Köninger geführten Tour, nehmen können.


17.03.2010
Porzellanmuseum
30 begeisterte BDS-Mitglieder folgten den spannenden Ausführungen von Frau Catharina Raible auf einer Sonderführung durch das Ludwigsburger Porzellanmuseum. Als Zweigstelle des Landesmuseums Württemberg beherbergt das 2004 eröffnete Porzellanmuseum über 3000 Objekte aus der Geschichte des Porzellans und zeigt auch die spezifische Geschichte des Ludwigsburger Porzellans.


30.11.2009
BDS-Netzwerktreff: Persönliche Kontakte und im Internet - BDS-Netzwerktreff begeistert über 300 Selbstständige
Kontakte sind für Unternehmer wie das Salz in der Suppe. Entsprechend gut besucht war mit über 300 Selbstständigen der zweite Unternehmertreff des Bundes der Selbständigen Baden Württemberg (BDS) im Mercedes-Benz Center Stuttgart. Neben persönlichen Begegnungen erfuhren Teile vom BDS-Vorstand aus dem Ludwigsburger Ortsverband, sowie die BDS-Mitglieder auch, wie ihre Homepage im Internet besser gefunden wird.


02.10.2009
1. und 2. Oktober mit dem BDS zum Oktoberfest nach München
Pünktlich trafen sich die Teilnehmer im Hotel Mercure in Neuperlach um gemeinsam mit der U-Bahn zur Theresienwiese zu fahren. Im angesagtesten Zelt der Wiesn`, dem Hippodrom waren für uns, Dank der Bemühungen von Gunnar Seitz, Plätze reserviert.


30.06.2009
"Wirtschaftskrise und Kreditklemme - Öffentliche Fördermittel als Lösung?"
Die Auswirkungen der Finanzmarktkrise sind branchenübergreifend und auf breiter Front spürbar. Drastisch sinkende Auftragseingänge und Umsatzeinbußen bis zu 75% drängen Unternehmer und Selbständige in den Kampf um`s finanzielle Überleben.


27.09.2008
BDS-Jahreshauptversammlung 2008
Vorstand Stephan R. Wolf gab einen interessanten Rückblick über die gelungene Arbeit des BDS in den Räumen des Residenzschlosses Ludwigsburg. Die junge BDS-Vorstandsriege hat vergangenes Jahr gute, erfolgreiche Arbeit geleistet. In der Planung sind bereits wieder zahlreiche Veranstaltungen und Aktionen.


20.06.2008
Mitglieder des BDS Ludwigsburg informieren sich über das Projekt Stuttgart 21
Am Donnerstag, dem 19. Juni trafen sich 15 wackere BDS´ler um das Projekt Stuttgart 21 im Hauptbahnhof zu besichtigen. Wacker deswegen, weil an diesem Abend das Viertelfinalspiel der Fussball-EM Deutschland gegen Portugal stattfand. Aber das Spiel, besser gesagt die jeweiligen Tore konnten die BDS´ler durch die lautstarke Kulisse vom Stuttgarter Schlossgarten und später im Steakhaus Blockhouse trotzdem verfolgen. Und auf der Heimfahrt gerieten sie dann unversehens in den Freudenkorso der deutschen Fans, nachdem ihre Mannschaft ja sprichwörtlich in der letzten Minute den Sieg für sich entscheiden konnten.


19.04.2008
Veranstaltungen/Kienle Automobiltechnik
„Bitte nichts fotografieren was ein Nummernschild hat.“ Bei Kienle Automobiltechnik, Heimerdingen, ist dieser Hinweis durchaus angebracht, erfahren die Mitglieder des BDS Ludwigsburg bei ihrer Unternehmensbesichtigung. Denn unter den internationalen Kunden befindet sich viel Prominenz wie bekannte Rennfahrer oder Scheichs.


27.10.2007
Hauptversammlung 2007
Die Begegnung mit dem Müll - BDS Ludwigsburg besichtigt Kurz Entsorgung in Benningen!


11.09.2007
Rekordteilnehmerzahl bei BDS-Highlight-Veranstaltung: Vorabbesichtigung der Wilhelmgalerie!
Am 11. September fand die Begehung unter der Führung von Projektleiter Dipl.-Ing. Ivo Zwirn (Fa. Hochtief) statt. Diese Veranstaltung wird wohl in die Analen des BDS Ludwigsburg eingehen, denn eine solche Teilnahme war bis dato noch nicht erreicht worden. Über 80 Personen konnten sich von dem Bau kurz vor der Eröffnung ein Bild machen, das sind etwa 80% aller Mitglieder des BDS Ludwigsburg.


30.03.2007
Informationsveranstaltung des BDS Ludwigsburg bei der Neuen Messe Stuttgart
Eine der bestbesuchtesten BDS-Veranstaltung überhaupt war die Besichtigung der Baustelle der Neuen Messe Stuttgart am Stuttgarter Flughafen.


02.03.2007
Firmenbesuch beim Videostudio FILM – VIDEOTECHNIK ZITTINGER in Ludwigsburg
Der BDS Ludwigsburg hatte wieder zu einem Firmenbesuch eingeladen, diesmal das Videostudio FILM – VIDEOTECHNIK ZITTINGER in Ludwigsburg, dessen Geschäftsführer Siegfried Zittinger selbst schon seit 25 Jahren Mitglied beim Ludwigsburger BDS ist.


01.02.2007
Informationsveranstaltung des BDS Ludwigsburg bei der Volksbank Ludwigsburg eG
„Steueränderungen 2007, neue Lösungsansätze für die Geldanlage und aktuelle Trends in der Investitionsfinanzierung.“


06.12.2006
Jahreshauptversammlung und Vorstandswahlen
Vorstand Stephan R. Wolf gab interessanten Rückblick über die gelungene Arbeit des BDS (BUND DER SELBSTÄNDIGEN).


15.05.2006
Betriebsbesichtigung der der Ensinger Mineral-Heilquellen GmbH am 12. Mai 2006
Eine exklusiv für den BDS-Ludwigsburg organisierte Betriebsbesichtigung mit Einladung zu Kaffee und Hefezopf, Filmvorführung, Vortrag, Verkostung sämtlicher Produkte und abschließenden Betriebsrundgang standen auf dem Besichtigungs-Programm.


25.01.2006
Besuch des Modemuseum im Schloss Ludwigsburg am 24. Januar 2006
Exklusiv für den BDS-Ludwigsburg wurde wieder einmal eine hochinteressante Sonderführung organisiert. Zur Einstimmung gab es erst einmal einen Sektempfang mit Vorstellungsrunde der teilnehmenden BDS-Mitglieder.


24.11.2005
Jahreshauptversammlung am 23.11.05 im Ernährungszentrum der Landwirtschaftsschule
Wie immer wurde die Jahreshauptversammlung in einem besonderem Rahmen abgehalten. Tagesordungspunkte waren der Rechenschaftsbericht vom Vorstand Stephan R. Wolf mit Fotorückblick von Fotografenmeister Jan Gallas.


12.11.2005
Werksbesichtigung der Firma TRUMPF in Ditzingen am 11.11.05
Mit einem Umsatz von 1,3961 Milliarden Euro im Geschäftsjahr 2004/2005 ist die Fa. Trumpf ein weltweit führender Hersteller von Werkzeugmaschinen für Blechbearbeitung, industrieller Lasertechnik Hochleistungs-Elektronik und Medizintechnik. Der Besuch mit Werksbesichtigung war für die BDS-Mitglieder hochinteressant und sämtliche Teilnehmer/innen waren begeistert.




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